17/02/2015

Współdziałanie użytkownika z dostawcą pomp od wstępnych uzgodnień po remonty.

Pompowanie i eksploatacja pompowni na ogół nie stanowi podstawowej działalności przed­siębiorstwa. Jest to zazwyczaj proces pomoc­niczy lub uboczny, traktowany jako „zło konie­czne” będące źródłem kosztów i problemów. Koszty te są bardzo często znaczne. Niektóre oszacowania wskazują, że około jedna piąta całej produkcji energii elektrycznej zużywana jest do napędu pomp. Inne składniki kosztów eksploatacji pompowni, takie jak koszty ob­sługi i remontów również są niebagatelne. Utrzymanie ciągłości ruchu pompowni stano­wi w wielu przypadkach problem absorbujący uwagę kierownictwa firmy. Minimalizacja kosz­tów pompowania i zapewnienie ciągłości ru­chu wymaga wiedzy specjalistycznej, nie zaw­sze dostępnej w firmach, których podstawowa działalność polega na czym innym. We współ­czesnej ekonomii występuje wyraźna tendencja do tzw. „outsourcingu” czyli koncentrowania się firm na podstawowych zadaniach i do zle­cania wszelkich zadań ubocznych firmom wy­specjalizowanym.

Pompowanie i eksploatacja pompowni stanowi typowy przypadek zadania, które z korzyścią można zlecić specjalistom z zewnątrz. W zadaniu tym wyróżnia się dwa podstawowe etapy. Jeden to dobór i zakup urządzeń, a drugi to eksploatacja.

Na etapie doboru urządzeń tradycyjnie pomocą użytkownikom służą biura projektowe. Zazwyczaj jest to rozwiązanie dobre, bo projektant, dzięki swojej wiedzy o projektowanym procesie oraz znajomości szerokiej oferty rynkowej jest w stanie zaproponować użytkownikowi zakup optymalnego rozwiązania. Zdarzają się jednak przypadki, że jednak przypadki, że tak nie jest, co może wynikać z kilku powodów:

  • Niektórzy projektanci nie są wcale niezależni, lecz są powiązani z producentami urządzeń. Mogą to być powiązania kapitałowe, częste w przypadku dużych, międzynarodowych koncernów obejmujących udziały w polskich biurach projektów. Natomiast niektóre mniejsze biura projektowe pobierają prowizje od producentów za rekomendowanie ich urządzeń. Dobór pomp w takim przypadku nie jest wcale obiektywny. Przeciwnie, urządzenia preferowanych producentów są tendencyjnie promowane w sposób nie biorący pod uwagę interesów użytkownika.
  • Czasem powodem jest po prostu rutyna i chęć ograniczenia zakresu pracy. Projektant zamiast przeprowadzić szeroką analizę porównawczą zmierzającą do optymalnego doboru rekomenduje wtedy urządzenie, którego katalog posiada akurat na półce.
  • Niektóre biura wyspecjalizowane w projektowaniu specjalistycznych procesów nie posiadają pracowników z wystarczającą wiedzą o pompach i układach pompowych.

Ponadto, nawet w przypadkach, gdy projektant rzetelnie wywiąże się z zadania doboru optymalnych pompy, jego rola na ogół na tym się kończy i użytkownik pozostaje sam z pro­blemem eksploatacji i utrzymania ruchu. Z powyższych względów, w celu sprawnego radzenia sobie z problemami pompowymi, użytkownik powinien pozostawać w kontakcie z producentem pomp. Współpraca użytkownika z producentem jest utrudniona z tego względu, iż w gospodarce rynkowej ich interesy są z pozo­ru przeciwstawne, gdyż zwiększenie zysków u jednego z nich odbywa się kosztem ich zmniejszenia u partnera. Użytkownik traktuje zatem oferty producenta nie jako propozycje obiektywnie najlepszych rozwiązań, lecz jako propozycje najbardziej zyskowne dla produ­centa. Pomimo tego, możliwe jest zbudowanie długoterminowych relacji opartych na zaufaniu, gdyż dla poważnego producenta od jednorazo­wego, wysokiego zysku ważniejsza jest satysfak­cja klienta pozwalająca na zdobycie kolejnych zamówień.

Oprócz problemu braku wzajemnego za­ufania występują inne czynniki, które utrud­niają dialog pomiędzy użytkownikiem a pro­ducentem.

  • Zakupy pomp dokonywane są często przez pośredników. Nie każdy producent utrzymuje własną sieć sprzedaży i strategia wielu firm zakłada sprzedaż przez pośredników. Nie ma w tym nic złego, o ile firma pośrednicząca posiada wiedzę fachową potrzebną do prawidłowego doboru pompy. Bywa jednak i tak, że pośrednik nie potrafi zebrać potrzebnych informacji, a co gorsza, w obawie o swoją prowizję stara się nie dopuścić do bezpośredniego kontaktu użytkownika i producenta. W rezultacie do producentów trafiają zapytania o „pompę niezatapialną do szlamów o średnio-niskiej gęstości, Q = 10m3/h, H = 10-15 m”, albo o pompę o następujących parametrach: „ciśnienie minimum 2 atmosfery przy 10 kranach % cala każdy, obieg wody 15-25 mb, wysokość podnoszenia ok. 2-2.5 m. Woda przy ostatnim odstojniku oczyszczona ok. 20%” (cytaty z autentycznych zapytań ofertowych od pośredników).
  • Pompy stanowią często zaledwie znikomą część wartości instalacji, dostarczanej „pod klucz”. Wykonawca w takim przypadku często nie przywiązuje do ich doboru większej wagi, koncentrując się jedynie na cenie i terminie dostawy, gdyż kwestie eksploatacji po okresie gwarancyjnym nie są dla niego istotne. W takich przypadkach, ze względu na dążenie do uproszczenia zakupów preferowane są kompletne dostawy od jednego producenta, bez zwracania uwagi na prawidłowość doboru poszczególnych pomp i bez konsultacji z użytkownikiem, który będzie eksploatował instalację po jej rozruchu.
  • W przetargach na obiekty finansowane ze źródeł zewnętrznych (na przykład funduszy europejskich) wymogi formalne są często zbyt rozbudowane i dominują nad kwestiami technicznymi. W zakresie tych ostatnich w niektórych przypadkach narzuca się bez uzasadnienia specyfikacje preferujące urządzenia importowane, nierzadko będące w sprzeczności z polskimi przepisami i praktyką inżynierską.

Generalnie, należy stwierdzić, że procedura przetargowa nie zawsze jest optymalną metodą zakupu. Teoretycznie, przetarg ma zapewniać równość szans wszystkich konkurentów i do­prowadzić do wyboru najkorzystniejszej oferty. W praktyce, jeśli ze strony zamawiającego występuje zła wola, to przy zachowaniu pozo­rów rzetelnego postępowania przetargowego, może on dokonać tendencyjnego wyboru. Wy­starczy w tym celu zawrzeć w specyfikacji technicznej cechy odnoszące się do określonego wyrobu, bądź nieoficjalnie przekazać prefero­wanemu dostawcy dodatkowe informacje. Przetarg nie stanowi zatem pewnego zabezpie­czenia przed nadużyciami, posiada natomiast następujące, niekorzystne cechy:

  • Postępowanie przetargowe jest kosztowne zarówno dla kupującego jak i dostawcy. Sporządzenie oferty spełniającej rozbudowane zazwyczaj wymogi formalne jest pracochłonne. Ponieważ z definicji tylko jedna na kilka ofert przetargowych wygrywa, dostawca musi wkalkulować koszt przygotowania ofert w ceny wyrobów. Kupujący musi ze swojej strony ponieść koszt przygotowania dokumentacji przetargowej, gdyż braki formalne mogą stanowić podstawę do odwołań i kwestionowania wyników postępowania.
  • Postępowanie przetargowe jest czasochłonne ze względu na czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji, czas potrzebny na przygotowanie ofert, a także ich analizę. Ponadto, istnieje ryzyko uwikłania w proces odwoławczy bądź nawet sądowy.
  • Postępowanie przetargowe utrudnia komunikację pomiędzy użytkownikiem a dostawcą. Ze względów formalnych wymagania i parametry powinny być określone z góry, gdyż inaczej może powstać zarzut manipulowania przetargiem. Tymczasem nie wszystko da się przewidzieć, gdyż dostawcy mogą wyjść z propozycjami lepszych rozwiązań, odmiennych od założeń przetargowych. Elastyczność wymagana do skorzystania z takich propozycji jest trudna do pogodzenia z formalną poprawnością przetargu.
  • Jednoznaczny wybór oferty możliwy jest tylko w prostych sytuacjach, na przykład gdy jedynym kryterium jest cena. W praktyce wybór jest zazwyczaj wielokryterialny, gdyż obok ceny zakupu równie ważne są koszty eksploatacji jak i walory techniczne trudno przeliczalne na pieniądze (np. bezpieczeństwo ekologiczne, poziom hałasu itp.) Obok trudności z prawidłowym doborem wag poszczególnych kryteriów mogą wystąpić trudności z weryfikacją rzetelności ofert. Niektórzy oferenci mogą bowiem składać nierealistyczne obietnice dotyczące na przykład okresów międzyremontowych, które mogą zostać zweryfikowane dopiero po dokonaniu zakupu.

Dokonywanie zakupów w formie przetargu dla niektórych podmiotów jest wymogiem for­malno-prawnym, a w innych przypadkach jest wskazane gdy zachodzi obawa, że osoby re­prezentujące kupującego nie dbają w dostatecz­nym stopniu o interes swojej firmy, co może wynikać z niedbalstwa bądź stawiania wyżej interesów osobistych. Natomiast jeśli interes firmy jest zabezpieczony w inny sposób, na przykład poprzez skuteczny nadzór właścicielski, efektywniejszą formą może okazać się doko­nywanie zakupów w innym trybie.

Korzystną formą może być prowadzenie stałej współpracy z dostawcą wybranym na podstawie doświadczeń z eksploatacji posia­danych urządzeń, których zalety w stosunku do produktów konkurencyjnych znalazły po­twierdzenie w praktyce. Nie oznacza to ograni­czenia konkurencji, gdyż w obecnych realiach rynkowych dopływ innych ofert odbywa się w sposób ciągły, co pozwala na bieżącą we­ryfikację konkurencyjności urządzeń stałego dostawcy.

Stała współpraca zapewnia właściwą ko­munikację pomiędzy użytkownikiem i produ­centem. Może obejmować szeroki wachlarz elementów.

Sygnalizowanie przyszłych potrzeb.

Dla każdego producenta bardzo istotną kwestią jest rozeznanie przyszłego zapotrze­bowania na pompy w zakresie nowych rozwią­zań konstrukcyjnych i parametrów, z takim wyprzedzeniem aby możliwe było zakończenie prac konstrukcyjnych przed realizacją zakupu. Tradycyjne metody badania rynku, na przy­kład w formie ankiet, nie zawsze są skuteczne. Bezpośrednie sygnalizowanie przyszłych po­trzeb przez użytkownika daje korzyści obydwu stronom. Producent ogranicza ryzyko związane z inwestycją w nowy wyrób, natomiast użytko­wnik otrzymuje produkt ściśle odpowiadający jego potrzebom.

Przekazywanie informacji potrzebnych do prawidłowego doboru w warunkach prawidłowej komunikacji.

W trakcie stałych kontaktów można wy­praktykować efektywne procedury doboru nowych pomp. Użytkownik wie, które parame­try są niezbędne do dokonania optymalnego doboru i potrafi je określić, natomiast produ­cent znając warunki panujące u użytkownika nie musi za każdym razem żądać pełnego, standardowego zestawu informacji. W rezultacie można dokonać optymalnego doboru przy ograniczonym ryzyku pomyłki i umiarkowanym nakładzie pracy. Ważne jest także istnienie swobodnej dwustronnej ko­munikacji. W warunkach stałej współpracy producent nie tylko odpowiada na konkretne zapytania ofertowe zawierające sprecyzowane parametry lecz ma możliwość podjęcia dyskusji na temat przyjętych rozwiązań, zaproponować alternatywne wyjścia i dokonać weryfikacji pa­rametrów.

Zawarcie długoterminowej umowy na dostawę pomp.

W warunkach stałej współpracy możliwe jest uzgodnienie dostaw na dłuższy okres, na przykład roczny. Producentowi pozwala to obni­żyć ceny na skutek ograniczenia kosztów marke­tingu i lepszego planowania produkcji. Użyt­kownik, oprócz upustów cenowych odnosi korzyści w postaci gwarancji terminowości dostaw oraz korzystniejszych warunków płat­ności, które nie muszą być ściśle powiązane z terminami dostaw. Następuje też redukcja kosztów w dziale zaopatrzenia.

Zaangażowanie producenta w gospodarkę remontową i utrzymanie ruchu.

Bezpośrednia korzyść użytkownika ze stałej współpracy z producentem polega na tym, że służby eksploatacyjne remontowe są obeznane z eksploatowanymi urządzeniami, co redukuje koszty szkoleń i ogranicza ryzyko nieprawidło­wej eksploatacji. Jeżeli jednak użytkownik uznaje za korzystne ograniczenie własnych służb utrzymania ruchu producent może przejąć niektóre zadania w tym zakresie. Jest w stanie zaoferować stałym odbiorcom swoich pomp następujące formy usług serwisowych:

  1. Reaktywna – tradycyjna forma serwisu, w której reakcja producenta następuje na żądanie klienta (z reguły w momencie pojawienia się problemów).
  2. Kontrolna – oprócz reakcji na żądanie klienta producent przeprowadza okresowe oględziny, regulacje, porady i szkolenia (na przykład sprawdzenie osiowania, kontrola łożyskowania, regulacja dławnic, weryfikacja warunków pracy).
  3. Pełna – producent podejmuje się pełnego utrzymania ruchu (tzn. planowania i organizowania remontów pod kontrolą klienta).
  4. Eksploatacja pompowni za cenę ustaloną za m3 - producent podejmuje się kompleksowej usługi polegającej na prowadzeniu pompowania łącznie z gospodarką remontową. Ustalenie ceny za przepompowany metr sześcienny pozwala na jednoznaczne rozstrzygnięcie jaki typ pompy jest najbardziej ekonomiczny. Próby ustalania tego na etapie poszczególnych przetargów nie zawsze dają prawidłowe wyniki. Podjęcie się przez producenta pomp pompowania za cenę określoną w oparciu o metr sześcienny powoduje przyjęcie faktycznej odpowiedzialności za zapewnienia dotyczące rzeczywistych kosztów eksploatacji pomp.

Producent, w przypadku zainteresowania ze strony użytkowników, jest w stanie podjąć rozmowy na temat zapewnienia wybranej for­my usług serwisowych, bardziej złożonych niż tradycyjna, reaktywna, która stosowana jest standardowo.

Z gospodarką remontową związana jest ścisłe kwestia terminów dostaw części za­miennych. Celowe byłoby wdrożenie systemu, wprowadzającego podział części zamiennych na kategorie w zależności od częstotliwości ich wymiany i skali produkcji danego typu pompy. Kategorii tych może być pięć oznaczanych przykładowo literami od A do E, jak w tabeli.

Dla poszczególnych kategorii producent mógłby określić gwarantowane czasy dostawy, przykładowo:


 

 

tab1

Tabela 1. Kategorie części zamiennych.

A – na półce
B – 7 dni
C – 14 dni
D – 30 dni
E – 60 dni


Przynależność poszczególnych części do różnych kategorii powinna być określona przez producenta i podana do wiadomości użytkownika. Należy zdawać sobie sprawę, że utrzymywanie zapasu części zamiennych związane jest z kosztami. Możliwe powinno być negocjowanie ze stałymi klientami składów poszczególnych kategorii. Należy dodać, że zlecenie producentowi pomp prowadzenia gospodarki remontowej całkowicie uwalnia użytkownika od problemu terminu dostaw części zamiennych. Podsumowując należy stwierdzić, że nawiązanie stałej współpracy użytkownika z producentem pomp przynosi odczuwalne korzyści dla obu stron. Współpraca taka może zostać sformalizowana w postaci umowy, bądź pozostać nieformalną, opartą na długoletnich kontaktach i zaufaniu. Dalej idące formy stałej współpracy to:

  • pełna standaryzacja użytkownika
  • tzw. „partnerstwo globalne”, gdzie użytkownik – duża firma międzynarodowa – stosuje pompy jednego producenta we wszystkich swoich zakładach na całym świecie.

Przed zawarciem umów o współpracy należy rozważyć, czy korzyści wynikające z ograniczenia kosztów zakupu i gospodarki remontowej przewyższają straty związane z zawężeniem swobody pola wyboru pomp.

dr inż. Grzegorz Pakuła


Referat wygłoszono na VI Forum Użytkowników i Producentów Pomp.

Został on również opublikowany na łamach czasopisma „Pompy-Pompownie”.


Komentarz autora po 15 latach:

Pomimo tego, że tekst został napisany 15 lat temu w znacznej mierze zachował swoją aktualność. Niepokojącym zjawiskiem jest nasilanie się sygnalizowanej już 15 lat temu tendencji do przerostu wymagań formalno-prawnych ponad technicznymi w specyfikacjach przetargowych dotyczących pomp. Porównanie objętości zajmowanej w specyfikacjach na przykład przez opis wymagań co do gwarancji bankowych, formatu w jakim wymagane są dokumenty itp. z objętością zajmowaną przez opis wymagań technicznych wskazuje na wyraźną przewagę tych pierwszych. Bardzo często jako specyfikacje techniczne publikowane są standardowe dokumenty zawierające ogólne i nieistotne wymagania, przy jednoczesnym braku wyspecyfikowania parametrów o kluczowym znaczeniu dla doboru pompy. Powszechną praktyka staje się zamieszczanie w specyfikacjach przetargowych ogólnych wzorów umów nie przystających do danego przypadku, jak na przykład przenoszenie na poddostawcę pomp wszystkich klauzul kontraktu na budowę bloku energetycznego zawartego pomiędzy generalnym wykonawca a firmą energetyczną. Można odnieść wrażenie, że wiele specyfikacji przetargowych pisanych jest przez prawników i ekonomistów, a nie przez techników. Oczywiście, stworzenie prawidłowej struktury formalno-prawnej dla kontraktu jest ważne, lecz nie może to pomijać uzgodnienia zasadniczych kwestii technicznych. Biura projektowe, poza chlubnymi wyjątkami, często „nie czują” pomp i nie są w stanie prawidłowo sformułować wymagań ani kryteriów wyboru. Jednocześnie daje się jednak zauważyć pozytywna tendencja polegająca na tym, że pomimo formalno-prawnych utrudnień postulowana w artykule współpraca pomiędzy producentami i użytkownikami pomp w wielu przypadkach funkcjonuje. W ciągu 15 lat od napisania tekstu pojawiły się liczne przykłady nawiązania partnerskiej współpracy w postulowanej formie, dzięki czemu zostały zaprojektowane i zrealizowane układy pompowe stojące na wysokim poziomie technicznymm , a ich eksploatacja prowadzona jest prawidłowo. Tym niemniej apel o partnerską współpracę na polu technicznym zachowuje swoją aktualność.”

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>